Facility Management

Il Facility Management (traduzione letterale “gestione delle strutture”) è una funzione lavorativa in azienda che ha il compito di gestire e coordinare lo spazio di lavoro in modo che sia funzionale e “comodo” per i dipendenti, e inoltre contribuisca a perseguire gli obiettivi core dell’azienda.

In parole più semplici il significato di facility management è che serve a controllare tutte le attività indipendenti dal business principale dell’azienda (ad esempio le reti telefoniche e di telecomunicazione, la sicurezza aziendale e sul lavoro, i servizi di manutenzione, il servizio di mensa, gli uffici, le commodities e le utilities e così via).

Il Facility Manager si occupa quindi della gestione degli edifici e dei servizi strumentali all’attività di un’azienda. Definisce tempi e modalità della manutenzione di immobili e strutture e coordina il personale preposto ai servizi, tenendo conto dei vincoli di budget.

L’attività organizzativa, gestionale e di controllo del Facility Manager ha lo scopo di assicurare un ambiente di lavoro efficiente e professionale, in grado di soddisfare le esigenze aziendali.

I servizi generali di cui si occupa un Facility Manager si possono dividere in due tipologie:
  • Servizi legati alle infrastrutture fisiche (hard services). Sono esempi di hard services i sistemi di riscaldamento e condizionamento, l’impianto elettrico, idrico e antincendio, e tutto ciò che riguarda la manutenzione di strutture, serramenti, arredo per l’ufficio.
  • Servizi che rendono migliore il posto di lavoro (soft services). Sono soft services, ad esempio, i servizi di pulizia e di gestione dei rifiuti, il servizio di reception e portierato di sicurezza, di posta e logistica interna, il servizio catering per la mensa aziendale.

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Facility Manager esterno lab182

cosa fa un facility manager?

Il Facility Manager analizza le necessità dell’azienda e pianifica la gestione delle risorse a disposizione per hard e soft services (previsione di spesa e ripartizione dei costi). Definisce i piani di manutenzione degli spazi aziendali, delle strutture e degli impianti, stabilisce le procedure operative e si assicura che vengano seguite. Un altro compito molto importante è lo sviluppo e la pianificazione strategica del patrimonio immobiliare dell’azienda: a seconda delle necessità, propone l’acquisizione o la dismissione di immobili, o una riconversione del loro uso.

Il Facility Manager inoltre coordina le attività del personale che a livello operativo si occupa dei servizi: tecnici addetti alla manutenzione, imbianchini, fabbri, personale addetto alle pulizie. Nel caso in cui questi servizi vengano forniti da ditte esterne, il Facility Manager gestisce i rapporti con le società che li erogano, negoziando i termini dei contratti di fornitura e monitorando che vengano rispettati. Verifica anche che tutto si svolga in conformità con gli standard di riferimento e i vincoli normativi in vigore per quanto riguarda Salute e Sicurezza sul luogo di lavoro.

Il Facility Manager analizza poi i risultati di gestione: questo serve in primo luogo per rendere conto del proprio lavoro alla dirigenza. In secondo luogo, serve per valutare gli scostamenti tra bilancio preventivo/consuntivo, la qualità dei servizi, individuare criticità e sprechi. Infatti, l’obiettivo del lavoro del Facility Manager è assicurare funzionamento ed efficienza di tutte le strutture al minor costo possibile: ad esempio rinegoziando i contratti di appalto per utilities e servizi o implementando nuove soluzioni per ottimizzare le spese.